Ten tips to choose the Transport TMS

• Custom or off-the-shelf solution: Initially, a custom solution would be fully adaptable to the requirements set when the solution was selected. However, the evolution and maintenance would be much more expensive. Most off-the-shelf solutions can adapt to the specific needs of each client, and continuously grow, evolve and keep adapting.
• Available resources:Are we prepared to deal with a system change? Do we have the internal resources and the company knowledge required to drive change? Do we need to provide support or replace and release resources for the project? It is essential that a project team is defined that involves all the areas in the company so that each of them brings the specific know-how to provide a comprehensive view of the workflows.
• Which are the essential needs? The essential needs the new solution has to meet must be clearly described. A specification of all the essential functionalities has to be developed, classified by business area.
• Which needs do we wish to meet?  Meaning what aspects could we improve in our current situation that we cannot undertake, but wish we could implement. What would we like to do? Making an ABC classification of the company’s needs based on whether they are essential, necessary or desirable will provide a clear view of the project scope and the project phases.
• Which areas are critical? We need to identify the processes/areas that require special attention to avoid business paralysation.
• Is the provider knowledgeable about the industry? The selected provider should speak the same language as the system users, understand their issues and the solutions to be provided.
• Product type:Are we looking for a SaaS or a license-based solution? Each company has to decide what best suits their needs. 
• Solution’s flexibility, scalability, and  modularity: The solution’s modularity and scalability should be a priority when it comes to selecting a solution. Modularity is required in order to ensure the needs are met at any time without the need to over design the solution. Scalability is required to support business growth.
• Level of integration with the existing systems: It is essential that the TMS can be integrated with the rest of the company’s systems, as well as with those of clients and providers.
• Provider’s support: Type of support delivered by each provider, language, time zone and conditions.

• Le type de solution sur mesure ou standard: une solution sur mesure sera complètement adaptée aux prérequis définis au moment de la sélection de la solution. Cependant, l’évolution et la maintenance coûteront un peu plus cher. Les solutions de marché, pourront s’adapter à votre besoin mais dans une moindre mesure.
• Ressources disponibles : Etes-vous prêts à faire face à un changement de système? Avez-vous les ressources internes et les connaissances suffisantes au sein de votre entreprise pour pouvoir mener le changement ? Devez-vous fournir un soutien ou remplacer des ressources pour pouvoir gérer le projet ?  L’idéal est de pouvoir définir une équipe de projet couvrant tous les domaines de l’entreprise. Pour que chacun apporte un « savoir-faire » spécifique et de façon à avoir une vision complète des opérations au sein de l’entreprise.

• Quels sont les besoins essentiels à couvrir ? Les besoins essentiels devant être couverts par la nouvelle solution doivent être clairement décrits. Un cahier des charges, classé par secteur d’activité avec toutes les fonctionnalités essentielles, devra être rédigé avec soin.

• Quelles fonctionnalités aimeriez-vous avoir ? Comment améliorer ce que dont vous disposez déjà ? Apprenez à classer les besoins de l’entreprise car ils sont essentiels pour mener à bien le projet. Donner à l’éditeur une idée des fonctionnalités attendues permet d’avoir une idée claire de la portée du projet, ainsi que des différentes phases d’exécution de celui-ci. 

• Quels sont les domaines critiques ? Identifiez les processus / domaines sur lesquels une attention particulière doit être portée afin que l’entreprise ne soit pas paralysée durant la mise en place du projet.

• Est-ce que le fournisseur connait le secteur ? Le fournisseur choisi devra parler le même langage que les utilisateurs du système de gestion. Il est essentiel qu’il comprenne les problématiques rencontrées par ceux-ci, et les solutions qu’il peut leur apporter. 

• Typologie de produit : vous recherchez une solution Saas ou une solution de licence ? Chaque entreprise doit décider ce qui lui convient le mieux en fonction de son activité, du nombre de sites dont elle dispose, de son budget, de son évolution.

• Flexibilité, évolutivité et modularité de la solution : lors du choix d’une solution, la modularité et l’évolutivité du système doivent prévaloir. Modularité pour permettre de couvrir les besoins à tout moment sans avoir à surdimensionner la solution. Evolutivité pour soutenir la croissance de l’entreprise.

• Niveau d’intégration avec les systèmes existants : il est essentiel que le TMS puisse être intégré au reste des systèmes de l’entreprise, ainsi qu’aux systèmes des clients et des fournisseurs.

• Support fournisseur : type de support offert par le fournisseur,  langue(s) disponible(s), fuseau(x) horaire(s) et sous quelles conditions. Sachez définir le type de support dont vous aurez besoin pour accompagner votre activité à chaque instant.